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En otra parte de nuestro blog nos hemos referido al origen del concepto de Entropia. En esta oportunidad deseamos relacionar ese concepto de la Termodinámica, nacido del estudio de los motores térmicos, a la Economía, basándonos en el hecho que ambas disciplinas tienen un común denominador: la Energía. Entendemos la Energía como la capacidad de realizar Trabajo. En las ciencias se estudian sus cambios pues ella se manifiesta en distintas formas tales como la calórica, la eléctrica, la gravitacional, la quimica y la mecánica mientras que en la Economía está presente la energía de la sociedad cristalizada en la Moneda. En este sentido, el dinero puede interpretarse como la energía que utiliza la sociedad para los procesos de generación y distribución de recursos. Desde el punto de vista microeconómico, una empresa, con sus procesos administrativos, puede compararse con un dispositivo mecánico motorizado, recordando que los motores son transformadores de un tipo de energía en otra [1] y los procesos administrativos transforman un input en un output con, es de esperar, valor agregado.
¿Qué sucedería si se reparte un millón de soles entre un millón de personas? Un principio de la Física nos puede dar una indicación por la razón de que mide la pérdida de energía disponible para hacer trabajo de los sistemas. Este prinicpio se llama Entropía.
Dejado a su libre albedrío, un sistema se desordena espontáneamente y reduce la calidad de su energía.
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“La Entropía es una medida de la pérdida de la capacidad para hacer trabajo por parte de la Energía.”
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En el caso del millón de soles, estos se pueden dar por perdidos. Al estar cada moneda en un bolsillo distinto, estarán tan esparcidas como lo estarán las personas mismas que las llevan. ¡Que diferencia al trabajo que puede hacer ese mismo millón de soles juntos!
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“Al distribuirse sin ton ni son, el dinero se ha entropizado, y ha perdido su capacidad de trabajar para generar valor.”
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Desde el punto de vista Macroeconómico, el concepto de Entropía se aplica a la perfección a un invento de la sociedad que reduce el desorden del dinero circulante: el Banco. Sus depósitos provienen de millones de indivíduos distribuídos aleatoriamente, pero que al colocar sus dineros en los bancos, estos últimos retornan los soles al ciclo económico de manera ordenada y productiva.
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“Las Insituciones Financieras son reductoras de la entropía del dinero circulante en el sistema monetario.”_________________________________________________
Desde el punto de vista Microeconómico, aspecto que analizaremos más detenidamente, el concepto se aplica muy bien a la Empresa por la razón de está compuesta por procesos [2] que deseamos sean eficentes (con poca entropía).
Ahora bien, una empresa que cumple con estos requisitos tiene las siguientes características: [3]
- estructura sencilla
- procesos bien diseñados (llamados robustos)
- reducido personal administrativo (“overhead”), típicamente 50% menos (a partir de 152 vs 80 personas, en la última línea del cuadro, abajo) que una compañía burocrática e ineficiente.
Además:
- En las empresas robustas, el 40% del staff administrativo es personal dedicado a mejorar los procesos y a…
- pensar, (dedicada al análisis, diseño e implementación de los procesos de valor).
- En la burocrática sólo se dedica el 12.5% a la misma tarea de pensar.
- Contrariamente a la anterior, en la robusta sólo el 28.8% del tiempo de su personal va a resolver problemas cuando la…
- burocrática dedica el 63.8%, o sea 2.2 veces más, en términos relativos.
Este último índice –63.8 %- puede ser típico de las llamadas “compañías bombero” que se desgastan apagando “incendios” en cualquier lugar y momento en vez de invertir sus recursos en manejar sus circunstancias: reacción contra pro-acción, reducción de la incertidumbre versus el caos.
Durante el proceso de planificación, cuando el administrador establece los objetivos de la empresa, está fijando un punto de llegada que equivale a un punto de congregación de las energías de la empresa. Así mismo, durante el proceso del análisis FODA, estudia sus procesos y señala cursos de acción lograr más eficiencia.
No nos extrañe, por lo tanto, que un plan de mejora de la calidad trae como consecuencia una disminución en los costos por la razón de que la calidad también significa orden, estructura, eficiencia, poca redundancia, puntualidad, precio y valor adecuados (todo lo opuesto al desorden y el caos que implica la alta entropía).
Por lo tanto, los beneficios mayores se consiguen reduciendo la entropía del sistema extrayéndole a cada proceso el máximo de trabajo - lo mismo que hace un motor bien diseñado- en virtud de que se reduce la aleatoriedad, la incertidumbre y la improvisación (con orden, estructura, eficiencia y nula redundancia). Está demás decir que todo lo anterior demanda energía, trabajo sostenido y propósito empresarial.
Por último, reflexionemos en lo que nos dice la Naturaleza. Así como admiramos a una empresa o a un país que está adelante de su competencia tanto por la aceptación de sus productos como por la eficiencia de sus procesos, ELLA nos da una muestra del valor del orden en el diseño cuando nos ofrece un Diamante, un trozo de carbón cristalizado de tal manera que es el material de mayor dureza y su estructura es perfecta; pero también, y por qué no decirlo, el es material natural cuya entropía es cero.
[1] Por ejemplo, la energía quimica de la gasolina se transforma en la energía mecánica que mueve al automóvil)
[2] Administrativos, productivos, de innovación y los de venta (transformación de inventarios en soles)
[3] Este y los demás datos sobre empresas Robustas y Burocráticas los tomamos de “The Fallacy of the Overhead Quick Fix”; Harvard Business Review Julio - Agosto 1991 por Mark F. Blaxil y Thomas M. Hout
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